Riunioni di sicurezza: la checklist perfetta

Oggi parliamo delle famigerate riunioni di sicurezza.

In questi anni, ho avuto l’occasione di confrontarmi con diversi consulenti o responsabili della sicurezza a proposito delle riunioni, notando alcuni fattori comuni:

• Riunioni interminabili con un’accozzaglia di problemi da risolvere;
• Mancanza di un tema principale ben definito da affrontare;
• Lavoratori annoiati e per niente partecipi.

Con questi presupposti, più che una riunione di sicurezza, mi torna in mente la memorabile (e già citata) scena della Corazzata Potemkin, nel film “Il secondo tragico Fantozzi”.

Ma quando una riunione di sicurezza diventa davvero funzionale?

Ho preparato per te una checklist pratica e veloce, con 4 (+1) accorgimenti che puoi adottare già dalla prossima.

Vediamoli:

1. Definisci un obiettivo

Una riunione di sicurezza non è un’opera teatrale dove puoi improvvisare sul momento le battute.

Prima di iniziare una qualsiasi riunione aziendale, devi stabilire gli obiettivi che vuoi raggiungere, e i concetti che vuoi esplorare per raggiungerli.

Chiediti sempre: 

Che cosa voglio ottenere da questo incontro?

Quali sono i problemi principali che devono assolutamente essere affrontati?

Cosa devono apprendere oggi i lavoratori?

Fissa sempre un ordine del giorno o i temi principali che affronterai durante la riunione.

Ricorda: una riunione senza un obiettivo ben definito è solo una chiacchierata improduttiva. 

2. Stabilisci un tempo limite

Quanto deve durare una riunione?

Molte volte durante i miei corsi, mi è capitato di sentire consulenti o responsabili della sicurezza, organizzare lunghe riunioni in azienda di 2 o 3 ore.

Tempo sprecato…

I lavoratori non sono macchine in grado di mantenere l’attenzione su ciò che dici per ore.

Se stabilisci per bene l’obiettivo della riunione, ti basterà al massimo 1 ora.

Ricorda: massimizza sempre i tempi.

3. Quando una riunione è efficace?

Una riunione di sicurezza non è una lezione universitaria dove il professore tiene un monologo per ore.

Una riunione efficace è un momento di confronto tra tutti i lavoratori.

Il tuo compito in qualità di consulente o responsabile della sicurezza, è quello di stimolare e attivare  – in continuazione – gli altri lavoratori a dare il loro contributo al confronto.

Questo ti permetterà di:

• Mantenere viva l’attenzione (spesso volubile) dei lavoratori;
• Ottenere nuovi punti di vista basati sulla loro esperienza.

Per fare questo puoi ad esempio utilizzare domande aperte del tipo:

“Qualcuno di voi sa dirmi come migliorare la sicurezza in quel reparto?”

“Ci sono altre migliorie che apportereste in questo reparto?”

Ricorda: un indicatore per capire se la riunione è andata bene è assicurarsi che tutti abbiano dato un piccolo contributo.

4.Definisci un piano d’azione

“Ok ragazzi, la riunione è finita, andate in pace…”

No, non funziona così…

Ogni riunione deve terminare sempre con un piano d’azione o un programma di lavoro (con una data di scadenza ben definita), che i lavoratori dovranno svolgere.

Supponiamo il caso che l’obiettivo della riunione sia migliorare la sicurezza in un determinato reparto dell’azienda.

Durante la riunione hai affrontato le tematiche e i problemi, coinvolgendo tutto il gruppo alla ricerca di soluzioni efficaci.

Bene, adesso è arrivato il momento di mettere in pratica ciò di cui hai parlato.

QUESTO è lo scopo di una riunione, ed è ciò che ti permetterà di:

• Capire se i lavoratori hanno effettivamente capito (di conseguenza sei stato efficace);
• Misurare i risultati e individuare eventuali criticità.

Già a questo punto, potrai vedere cambiamenti significativi nelle tue riunioni.

Voglio però aggiungere un consiglio bonus che a qualcuno sembrerà banale, ma ti assicuro che non lo è. 

Fa tutta la differenza tra una riunione mediocre e una efficace: 

4bis. Evita come la peste i cali energetici

Non sono impazzito.

Voglio dire che per ottenere il massimo da una riunione, devi scegliere il momento più propizio.

Cosa intendo?

Fissare riunioni poco prima di pranzo, quando i lavoratori hanno in mente solo un buon piatto di pasta fumante, o subito dopo, quando tendenzialmente “cala la palpebra”, non è funzionale.

Molto probabilmente terrai una riunione di fronte a degli Pseudo Zombies che preferirebbero morderti piuttosto che ascoltarti, e non vedono l’ora che tu dica la parola FINE.

Per sfruttare al massimo il picco di attenzione dei lavoratori, il momento migliore è sicuramente di prima mattina.

Bene. Per oggi è tutto.

Segui questi semplici consigli e vedrai che porterai le tue riunioni sulla sicurezza a un altro livello.

Spero ti possano tornare utili.